Resumen medidas para Sociedades Mercantiles y Civiles, Cooperativas, Asociaciones y Fundaciones en el estado de alarma por el COVID-19

Desde nuestro despacho Nemesio, Abogados y Asesores, y con el fin de mantener, dentro de lo posible, lo mejor informados a nuestros clientes, queremos hacer un resumen de las principales MEDIDAS aprobadas por el Gobierno de España para paliar los efectos del coronavirus (COVID-19), contenidas en el artículo 40 del Real Decreto Ley 8/2020, de 17 de Marzo (BOE 18-03-2020), referentes al régimen de funcionamiento interno de PERSONAS JURÍDICAS DE DERECHO PRIVADO como Sociedades Mercantiles y Civiles, independientemente de las específicas previstas para las Sociedades Anónimas Cotizadas, las Cooperativas, Asociaciones y Fundaciones, y que afectan, de un lado a la forma en que han de efectuarse las reuniones de sus órganos de gobierno y de otro lado, lo que todavía tiene mayor relevancia, a los plazos de que disponen dichas entidades para formular, verificar y aprobar sus cuentas anuales del último ejercicio económico concluido (que para la inmensa mayoría de todos ellos es el correspondiente al año natural 2019), legalización de libros, presentación de autoliquidación por Impuesto sobre Sociedades, y al depósito de sus cuantas anuales en el Registro Mercantil.

1. Durante el periodo de ALARMA, aunque sus estatutos no lo hubieren previsto, podrán celebrar reuniones por VIDEOCONFERENCIA que asegure la autenticidad y la conexión en tiempo real con imagen y sonido de los asistentes en remoto: Los órganos de gobierno y de administración de las asociaciones, de las sociedades civiles y mercantiles, del consejo rector de las sociedades cooperativas y del patronato de las fundaciones, y sus comisiones delegadas y demás comisiones obligatorias o voluntarias que tuvieran constituidas. En tales casos la reunión se entenderá celebrada en el domicilio de la persona jurídica de que se trate.

En dichas reuniones aunque sus estatutos no lo hubieren previsto, podrán adoptarse acuerdos, MEDIANTE VOTACIÓN POR ESCRITO y SIN SESIÓN, teniéndose en cuenta los formalismos del artículo 100 del Reglamento del Registro Mercantil, siempre que lo decida el presidente o cuando lo soliciten, al menos, dos de los integrantes del órgano de gobierno y/o de administración. La misma regla será de aplicación a las comisiones delegadas y a las demás comisiones obligatorias o voluntarias que tuviera constituidas. La sesión se entenderá celebrada en el domicilio social.

2. SUSPENSIÓN Y PRÓRROGA DEL PLAZO DE TRES MESES A CONTAR DESDE EL CIERRE DEL EJERCICIO SOCIAL para la formulación de las cuentas anuales, ordinarias o abreviadas, individuales o consolidadas, y, si fuera legalmente exigible, el informe de gestión, y para formular los documentos que sean legalmente obligatorios por la legislación de sociedades:

• Queda SUSPENDIDO hasta que finalice el estado de ALARMA
• Cuando finalice el estado de ALARMA se reanudará de nuevo por OTROS TRES MESES a contar desde esa fecha.

Como consecuencia de ello, el plazo de DOS MESES para la VERIFICACIÓN CONTABLE de las cuentas anuales, si la auditoría de las mismas fuera obligatoria, que con independencia a que las cuentas anuales hubieren sido formuladas o no por el órgano de administración/gobierno de la entidad antes del 14-03-2020, se dispondrá de PLAZO DE DOS MESES para ello, desde que finalice el estado de alarma.

En cuanto al plazo para la legalización de los libros contables de estas entidades, que es de 4 meses desde la finalización del ejercicio, con lo que para la inmensa mayoría concluye el 30-04-2020, por ahora, NO está afectado por la declaración del estado de alarma. La razón de ello, a nuestro juicio, es que se trata de un trámite que no depende de acuerdo alguno de los órganos de gobierno de las entidades.

3. PLAZO PARA CELEBRAR LA JUNTA GENERAL QUE HA DE APROBAR LAS CUENTAS DEL EJERCICIO ANTERIOR:

SE REUNIRÁ NECESARIAMENTE DENTRO DE LOS 3 MESES SIGUIENTES A CONTAR DESDE QUE FINALICE EL PLAZO PARA FORMULAR LAS CUENTAS ANUALES.

Si la convocatoria de la junta general se hubiera publicado antes de la declaración del estado de alarma pero el día de celebración fuera posterior a esa declaración, el órgano de administración podrá modificar el lugar y la hora previstos para celebración de la junta o revocar el acuerdo de convocatoria mediante anuncio publicado con una antelación mínima de cuarenta y ocho horas en la página web de la sociedad y, si la sociedad no tuviera página web, en el «Boletín oficial del Estado». En caso de revocación del acuerdo de convocatoria, el órgano de administración deberá proceder a nueva convocatoria dentro del mes siguiente a la fecha en que hubiera finalizado el estado de alarma.

El notario que fuera requerido para que asista a una junta general de socios y levante acta de la reunión podrá utilizar medios de comunicación a distancia en tiempo real que garanticen adecuadamente el cumplimiento de la función notarial.

Quedamos a disposición de todos nuestros clientes para intentar aclararles cualquier duda que puedan tener al respecto, vía correo electrónico, vía teléfono, toda vez que hasta tanto en cuanto no desaparezca el estado de alarma declarado por el Gobierno de España está vigente desde el pasado 14-03-2020, una radical restricción de movimiento de personas.

• Aunque concurra causa legal o estatutaria, en las sociedades de capital los socios no podrán ejercitar el derecho de separación hasta que finalice el estado de alarma y las prórrogas del mismo que, en su caso, se acuerden.
• El reintegro de las aportaciones a los socios cooperativos que causen baja durante la vigencia del estado de alarma queda prorrogado hasta que transcurran seis meses a contar desde que finalice el estado de alarma.
• En el caso de que, durante la vigencia del estado de alarma, transcurriera el término de duración de la sociedad fijado en los estatutos sociales, no se producirá la disolución de pleno derecho hasta que transcurran dos meses a contar desde que finalice dicho estado.
• En caso de que, antes de la declaración del estado de alarma y durante la vigencia de ese estado, concurra causa legal o estatutaria de disolución de la sociedad, el plazo legal para la convocatoria por el órgano de administración de la junta general de socios a fin de que adopte el acuerdo de disolución de la sociedad o los acuerdos que tengan por objeto enervar la causa, se suspende hasta que finalice dicho estado de alarma.
• Si la causa legal o estatutaria de disolución hubiera acaecido durante la vigencia del estado de alarma, los administradores no responderán de las deudas sociales contraídas en ese periodo.

4. SUSPENSIÓN DEL PLAZO DE CADUCIDAD DE LOS ASIENTOS DEL REGISTRO DURANTE LA VIGENCIA DEL REAL DECRETO DE DECLARACIÓN DEL ESTADO DE ALARMA.

Durante la vigencia del estado de alarma y, en su caso, las prórrogas del mismo que pudieran acordarse, se adoptarán las siguientes medidas:

• Primera. Se suspende el plazo de caducidad de los asientos de presentación, de las anotaciones preventivas, de las menciones, de las notas marginales y de cualesquiera otros asientos registrales susceptibles de cancelación por el transcurso del tiempo.
• Segunda. El cómputo de los plazos se reanudará al día siguiente de la finalización del estado de alarma o de su prórroga en su caso.

5. PLAZO DEL DEBER DE SOLICITAR EL CONCURSO

5.2. Tampoco tendrá el deber de solicitar la declaración de concurso, mientras esté vigente el estado de alarma, el deudor que hubiera comunicado al juzgado competente para la declaración de concurso:

• la iniciación de negociación con los acreedores para alcanzar un acuerdo de refinanciación,
• o un acuerdo extrajudicial de pagos,
• o para obtener adhesiones a una propuesta anticipada de convenio,

aunque hubiera vencido el plazo a que se refiere el apartado quinto del artículo 5 bis de la Ley 22/2003, de 9 de julio, Concursal.

6. Disposición adicional cuarta. Prórroga hasta el 13-marzo-2021 de la vigencia de los documentos nacionales de identidad y sus certificados de firma electrónica que caduquen desde el 13-marzo-2020.

Sin perjuicio de lo que, sobre el periodo de validez del documento nacional de identidad, establece el Real Decreto 1553/2005, de 23 de diciembre, por el que se regula la expedición del documento nacional de identidad y sus certificados de firma electrónica, queda prorrogada por un año, hasta el día trece de marzo de dos mil veintiuno, la validez del documento nacional de identidad de las personas mayores de edad titulares de un documento que caduque desde la fecha de entrada en vigor del Real Decreto 463/2020, de 14 de marzo, por el que se declara el estado de alarma para la gestión de la situación de crisis sanitaria ocasionada por el COVID-19.

La prórroga de la validez del documento nacional de identidad permitirá que puedan renovarse, conforme al procedimiento actual, los certificados reconocidos incorporados al mismo por igual periodo.

Desde el despacho Nemesio, Abogados y Asesores quedamos a su disposición para intentar aclararles, en la medida de lo posible por nuestra parte, las dudas que puedan tener al respecto, y para ayudar a nuestros clientes, que lo soliciten, en una situación tan difícil como lo es la actual.